Documenti

Con Gesim®Ged   TUTTO L’ARCHIVIO IN UN CLICK!

Vari tipi di documenti, in alcuni casi, compongono il vero patrimonio aziendale e la loro gestione diventa di vitale importanza.La soluzione ideale è la gestione elettronica di questi grossi archivi: PROD.EL.CO. propone Gesim®Ged, la piattaforma software aperta e integrabile al passo con tutte le esigenze del mercato completo di tutti i requisiti fondamentali richiesti quali: INTERNET – INTRANET ETERNET ecc.
L’utilizzo di periferiche sofisticate, le necessarie garanzie di security, l’elevata modularità delle soluzioni applicative proposte e la possibilità di integrazione di tali prodotti nel tessuto informatico dell’azienda, consentono di realizzare sistemi estremamente flessibili, in grado di crescere nel tempo e di adeguarsi alle mutevoli necessità organizzative.

Le caratteristiche

E’ una piattaforma software per l’archiviazione elettronica dei documenti e delle immagini di qualsiasi formato. Grazie alla sua struttura modulare, è in grado di soddisfare qualsiasi tipo di esigenza integrandosi perfettamente in strutture pre-esistenti.

Gesim®Ged, realizzato in ambiente Windows, ne sfrutta tutte le potenzialità, garantendo lo scambio e la consultazione contemporanea delle informazioni tra workstation connesse. La ricerca dei documenti è il primo obiettivo di un sistema di archiviazione: Gesim®Ged utilizza SQL come database, in modalità client/server, per garantire le migliori performance di ricerca, consultazione e stampa.

Gesim®Ged, interfacciando hardware di qualsiasi tipo, è stato strutturato sia per l’utilizzo in piccoli ambienti con basse produzioni sia per utilizzo in multiutenza anche con multilavorazioni.

Le applicazioni:

  • documenti fino a formato A3
  • documenti di Officeprotocollo ingresso/uscita
  • ricette mediche
  • prepagati
  • spool di stampa
  • documenti amministrativi
  • fax
  • modulistica precompilata
  • polizze/contratti
  • cassa/distinte di versamento

Hardware interfacciati: qualsiasi marca e modello di scanner offline/online

Le versioni:

GESIMdoc
Trattamento documentale fino a formato A3 – Gestione database SQL Client/Server
GESIMpro
Multilavorazione gestione Client/Server

GESIMspool
Archivio e gestione spool di stampa e tabulati provenienti da server

GESIMcons
Gestione e consultazione dinamica INTRANET/INTERNET

I vantaggi

Disporre di informazioni aggiornate e condivisibili da più utenti: rendendo più semplice la gestione, l’inserimento, la distribuzione, la ricerca e la consultazione dei documenti.

Efficienza dell’archiviazione: all’introduzione di un sistema G.E.D. (Gestione Elettronica Documentale) si associa anche un processo di razionalizzazione dell’archivio. L’inserimento delle chiavi di ricerca da parte degli uffici di competenza rende la consultazione autonoma da persone o da logiche di archiviazione non standard o non del tutto intelligibili.

Eliminazione delle copie in cartaceo di ogni documento: essendo le informazioni a disposizione degli utenti abilitati non è necessario fotocopiare i documenti, ottendendo così una riduzione dei costi nella gestione del documento.

Sicurezza dei documenti: nel caso di smarrimento o eliminazione di un documento fisico Gesimged consente sempre di recuperarne una copia elettronica. Si previene inoltre il rischio di incendio e la conseguente perdita dei documenti archiviati.

Riduzione degli spazi fisici dedicati ad archivio in ufficio: i documenti privi di valore fiscale o legale potranno essere collocati in locali a basso costo poiché la necessità di consultare il documento o di riprodurlo viene soddisfatta da Gesimged.

Recupero di tempo e risorse: con Gesimged non è più necessario perdere tempo nel fotocopiare ogni singolo documento, archiviarli negli appositi contenitori etc.; si eliminano i costi nascosti necessari per il reperimento e la gestione delle informazioni, riducendo i costi imputabili al materiale di cancelleria necessario per l’archiviazione dei documenti in formato cartaceo, etc.

Innovazione tecnologica indotta: l’inserimento di un sistema G.E.D. implica un’evoluzione del sistema informativo aziendale da una architettura centrale ad una client/server.

La soluzione

ACQUISIZIONE
E’ previsto l’uso di diversi tipi di scanner con modalità di acquisizione sia manuale che automatica a diverse risoluzioni. L’operazione di acquisizione via scanner da origine ad uno o più files che vengono resi disponibili per la classificazione. E’ possibile specificare la modalità di acquisizione ai fini della classificazione dei documenti (immediata o differita).

INDICIZZAZIONE
L’attività di indicizzazione è necessaria al fine di associare degli attributi identificativi ai documenti acquisiti da scanner. Gesimged mette a disposizione diverse modalità di indicizzazione : “manuale con imputazione dati da tastiera; “automatica” con l’utilizzo di dati gestiti dalle procedure amministrative a cui il sistema di acquisizione è associato; “automatica” tramite l’utilizzo dell’apposito modulo opzionale di OCR per il riconoscimento ottico dei caratteri.

CONSULTAZIONE
Il modulo prevede la possibilità di ricercare con diverse modalità un documento (diverse chiavi di ricerca definite) e visualizzarlo con risoluzioni e dimensioni diverse. Questa fase prevede di una maschera di estrazione/introduzione dati, dove l’operatore puo’ indicare gli estremi dei documento da visualizzare. Una volta imputati le chiavi di ricerca, il risultato è visualizzabile tramite una lista selezionabile dei documenti identificati (pick list) oppure attraverso la visualizzazione sequenziale dei doc. estratti. Le immagini ricercate possono essere ingrandite, manipolate e ruotate e stampate. Gesimged consente di gestire l’archiviazione e la ricerca dei documenti su supporti magnetico-ottici on line o off line.

STORICO
Tutti i documenti acquisiti possono essere memorizzati su cdrom; i cdrom generati possono essere consultati direttamente interrogando gli indici presenti nel supporto o in alternativa è possibile avere gli indici sul data base e una volta selezionato il documento da visualizzare il sistema indica all’utente su quale cd è archiviata l’immagine; con Gesim®Ged è possibile la gestione di Juke box.

SECURITY
Gesim®Ged è dotato di un sistema di security per il controllo di accesso ai documenti e alle funzioni del programma da parte degli utenti abilitati in base ai diritti espressamente concessi dall’amministratore del sistema al singolo utente o a gruppi di utenti.

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